组织新闻发布会，是体育组织公关部门经常性的业务工作，在筹 备新闻发布会时组织的准备工作：

1．确定新闻发布会的主题。 即某球星加盟该俱乐部的新闻发布会。

2．选择记者招待会的时间和地点。 记者招待会时间和地点选择的好坏会对会议效果有直接影响。记者招待会的时间应尽量避开节假日和重大社会活动日， 时间安排还要考虑新闻媒体当天的截稿时间。记者招待会地点的选择要根据会议主题，本着交通方便、设施良好、环境安静、档次较高的基本原则进行。

3．确定参加记者招待会人员的范围及具体名单。 人员范围根据信息的重要程度和影响范围来确定。 本次新闻发布会只限体育行业专业性新闻单位记者和当地媒体记者参加即可。所邀记者覆盖面要广，不仅要有报纸杂志记者，还要有广播电台、电视台、摄影记者等等。请柬或通知要提前送到被邀对象手中，便于记者们在会前有充分准备。

4．确定记者招待会的主持人和发言人。 记者招待会的主持人和发言人是体育组织形象的代表， 影响着记者对体育组织的形象。 主持人和发言人应有较强的组织能力和应变能力， 有较高的文化 修养和专业水平，反应敏捷，口齿伶俐。一般情况下，主持人由公共关系人员担任，因为他们有较强的公关能力和较高的个人素质； 发言人由体育组织的领导和有关主管人员担任， 因为他们熟悉体育组织的决策方针和运行过程，回答问题具有一定的权威性。

5．准备记者招待会所需材料。 要认真准备涉及会议的资料，这些材料包括文字、实物、图片影视等等，如主持人发言稿、 发言人讲话稿、 答记者问的备忘提纲、 有关事件的背景资料、 论据资料等，它们能使记者对所公布的消息有充分的了解， 在撰写报道时才能准确、 生动。如有外国记者参加，有些资料还要翻译成外文。

6．做好会场布置。 布置会场要考虑灯光、电话、电源电传、音响设备、录音器材、发布台等器材设施使用效果。设计好宾客座位排列顺序，分清主次，避免出现纷乱和不愉快，必要时要准备会议胸卡或坐席卡。

7．人员分工明确。 记者招待会人员要分工明确，接待人员、内部摄影人员、音响管理人员、安全保卫人员等会议期间按分工 各负其责，以免造成会场秩序混乱。

8．掌握好会议程序。 ）记者招待会的程序一般是：记者签 到， 分发会议材料， 主持人宣布会议开始并对记者招待会作简单介绍， 发言人讲话， 接受记者提问， 安排其他活动。 会议程序要安排得详细、 紧凑，避免出现冷场和混乱局面。

9．做好经费预算。举行记者招待会得规格和规模不同，花费也不同，必须做好预算。预算包括以下几项开支；会场租借费、 印刷费、录音、录像器材租借费、交通费、文具费、茶点费、住宿费、劳务费等。