1、建立健全的日常工作机制。主要是要成立固定的新闻发言工作小组，对有关新闻发布工作进行明确的分工。比如要确定由谁担任新闻发言人、谁接听记者日常来电、谁组织策划新闻发布会、谁起草新闻发布稿和准备应答口径等等。
从事新闻发布的工作人员，尤其是新闻发言人，应该具备较高的职业素质。因为他们直接与记者打交道，任何一点失误可能将对企业造成极大的影响。目前，大多数企业都是由传播部门担任新闻发布的工作，但是，由谁来担任新闻发言人一职，各企业的做法却是五花八门。有的企业由老总亲自担任，有的由公关部长或传播部长担任，有的由媒介经理担任，有的则由长相姣好的女职员担任，还有的请公关公司的人越俎代庖。
新闻发言人一职最好由企业内部熟悉公关传播工作的高层领导兼任，退而其次，也只能由负责公关传播的部长级干部担任，绝不能交给企业其他人员或外部人士。因为担任新闻发言人的人员，如果本身在企业的职位不高，就接触不到企业经营的实质层面，对记者提出的诸如企业发展战略、营销策略等问题，不会有准确而且较深刻的认识，自然也就做不出有利于企业的回答。
2、建立规范的媒介记者档案。知已知彼，百战不殆。企业要在新闻发布活动中把握主动权，就应该事先对出席发布会的各个记者的特点做到心中有数。这就要求平时要建立起规范的记者档案。比如要对各主流媒体的记者的生日、籍贯、兴趣、爱好、特长等等进行详细记录。包括哪些记者侧重行业发展的问题，哪些侧重经营管理模式问题，哪些关注企业文化建设问题，哪些提问的角度较偏、刁钻等等。企业只有事先建立起详细的记者档案，才能预测与会记者可能提出的问题，才能够做到有的放矢、有备无患。
3、建立舆情跟踪分析机制。主要是平时要指定专人收集报纸、电视、网络上媒体和记者对企业报道的信息，对报道内容加以研判分析，为新闻发布和回答记者提问提供参考。比如记者所报道的内容对企业经营工作有哪些看法？正面的有哪些？负面的有哪些？哪些对企业不利，需要澄清？哪些虽然对企业不利，但不宜炒热？哪些对企业有利的信息被忽视掉了？这些都需要经常性的跟踪和分析。否则，就难以掌握记者会问什么，也不知道怎么回答效果更好。
4、建立新闻发布后的评估机制。在新闻发布会后，跟踪媒体对新闻发布会是如何报道的，反响如何，是否达到预期目的。通过跟踪研究分析，总结经验教训，从中找出不足和问题，从而决定采取相应的补救措施。